Obsah
Odbor vnitřní správy
Odbor vnitřní správy
1. Postavení a základní úloha odboru
Je odborem městského úřadu pro zabezpečení činnosti sekretariátu starosty a místostarosty, sekretariátu tajemnice, pro organizační zajištění činnosti zastupitelstva města, rady města a městského úřadu. Zajišťuje činnosti úseku informací pro občany, vedení personální a platové agendy zaměstnanců města, včetně zaměstnanců zařazených do Městské policie. Zajišťuje všestrannou péči o dokumenty a jejich zpracování, zabezpečuje metodickou a kontrolní činnost v oblasti spisové služby pro městský úřad. Zajišťuje plnění úkolů v oblasti požární ochrany na úrovni města a BOZP pro zaměstnance MěÚ. Další náplní odboru je zajišťování výkonu státní správy při stanovení povinností územních samosprávných celků, fyzických a právnických osob k zajišťování obrany České republiky a zajištění odpovědnosti za porušení těchto povinností. Odbor také zajišťuje přípravu hospodářských opatření pro krizové stavy a jejich přijetí po vyhlášení těchto stavů, včetně přípravy na jejich řešení a řešení krizových situací, které ohrožují životy, zdraví, majetkové hodnoty nebo životní prostředí ve městě a na území obce s rozšířenou působností. Zajišťuje ochranu utajovaných informací. Zajišťuje rovněž zavádění a správu informačních a komunikačních technologií na městském úřadě, technickou správu majetku městského úřadu, tj. údržba, opravy, služby související s provozem a užíváním majetku městského úřadu, dodávky energií, dodávky periodik (odborné časopisy, denní tisk, odborná literatura, zákony aj.). Je odborem městského úřadu pro zabezpečení státní správy vyplývající z práva volebního, práva shromažďovacího a ze zákona o místním referendu. Spolupracuje s osadními výbory a zajišťuje řádné čerpání a vyúčtování finančních prostředků čerpaných osadními výbory v souladu s platnými vnitřními předpisy.
Zajišťuje externí právní služby pro MěÚ.
Na základě zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů, zajišťuje za Město Vítkov zveřejňování smluv v registru smluv.
Zabezpečuje administrativní úkony spojené se zápisem do registru oznámení dle § 14a zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů, ve znění pozdější předpisů.
2. Členění odboru
Odbor vnitřní správy se člení na úseky:
-
úsek sekretariátu starosty
-
úsek sekretariátu tajemnice a úsek mzdový
-
úsek personální a právní
-
úsek podatelny
-
úsek řízení bezpečnosti
-
úsek správy informačního systému
-
úsek spisové služby a spisovny
3. Úkoly v samostatné působnosti, které jsou mu trvale svěřeny
úsek sekretariátu starosty
-
plní všechny úkoly sekretariátu starosty a místostarosty související s výkonem funkce starosty a místostarosty, vede spisovou službu starosty a místostarosty;
-
organizuje přijetí u starosty a místostarosty, zajišťuje přijetí všech návštěv starosty a místostarosty;
-
organizuje a zajišťuje pracovní a společenské akce na městském úřadě případně i mimo úřad;
-
zabezpečuje zasedání zastupitelstva města a rady města po organizačně technické stránce, pořizuje zápis z jednání zastupitelstva města a rady města, zajišťuje vyhotovení usnesení a jeho rozeslání v souladu s jednacími řády;
-
vede evidenci usnesení zastupitelstva města a rady města;
-
koordinuje vyřízení dotazů, připomínek a námětů členů zastupitelstva města;
-
vede evidenci členů zastupitelstva města, vystavuje průkazy členů zastupitelstva města;
-
zpracovává podle pokynů návrhy na složení orgánů zastupitelstva města a rady města;
-
soustřeďuje zastupitelstvu města a radě města návrhy na jmenování a odvolání předsedů a členů výborů a komisí;
-
vede centrální evidenci dokumentů určených a předaných zastupitelstvu města a radě města;
-
organizuje a zajišťuje zahraniční pracovní cesty členů rady města a zastupitelstva města;
-
zodpovídá za vyřízení cizojazyčné korespondence;
-
zajišťuje překladatelské a tlumočnické služby;
-
vede evidenci objednávek MěÚ;
-
organizuje a zajišťuje průběh voleb ve volebním obvodu Vítkova a Vítkova jako obce s rozšířenou působností;
-
pořizuje zápisy z jednání kontrolního výboru;
-
vydává služební průkazy zaměstnanců města;
-
vede evidenci smluv města;
-
zajišťuje objednávky úředních razítek městského úřadu dle požadavků, vede jejich evidenci a při ztrátě razítka provádí příslušná opatření;
-
vede evidenci trezorů městského úřadu;
-
zajišťuje úkoly vyplývající z veřejných sbírek, petic a oznámení o shromažďování;
-
vede evidenci odpadů na MěÚ a zpracovává hlášení;
-
vede evidenci generálních plných mocí.
úsek sekretariátu tajemnice a úsek mzdový
-
vede evidenci právních předpisů města a vnitřních předpisů;
-
zajišťuje dle §2 zákona č. 35/2021 Sb. o Sbírce právních předpisů územních samosprávných celků a některých správních úřadů zveřejnění právních předpisů ve Sbírce právních předpisů;
-
Zajišťuje dle §3, odst. 2 zákona č. 35/2021 Sb., o Sbírce právních předpisů územních samostatných celků a některých správních úřadů zveřejnění oznámení o vyhlášení právního předpisu ve Sbírce právních předpisů na úřední desce;
-
vede evidenci všech periodik a odborných publikací, které jsou na MěÚ předplaceny;
-
plní úkoly sekretariátu tajemnice městského úřadu, organizuje pracovní program, přijímání návštěv, přípravu pracovních porad a setkání apod.;
-
podle pokynů tajemnice zajišťuje kontrolní činnost v oblasti pokynů, příkazů a směrnic k zabezpečení chodu městského úřadu;
-
vede evidenci vzdělávání úředníků, zpracovává plány vzdělávání úředníků dle zákona o úřednících, navrhuje programy vzdělávacích akcí pro zaměstnance městského úřadu;
-
zajišťuje účast zaměstnanců na různých formách vzdělávání;
-
zajišťuje metodické řízení a konzultační činnost při sestavování individuálních plánů vzdělávání úředníků zařazených do městského úřadu a jejich zařazování do příslušných vzdělávacích programů;
-
zajišťuje ve spolupráci s ostatními odbory výběr zaměstnanců, kteří pro výkon své pracovní činnosti potřebují zvláštní odbornou způsobilost, organizuje jejich přihlášení a přípravu ke zkoušce, vede evidenci vydaných osvědčení;
-
organizuje a zabezpečuje zúčtování všech složek platů a odměn dle přehledu evidence pracovní doby zaměstnanců;
-
zabezpečuje realizaci jednotlivých srážek z platu v souladu s platnou právní úpravou a jejich převod na účty příslušných peněžních ústavů;
-
připravuje dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr;
-
vede evidenci vozidel a používaných MěÚ, výkazů spotřeb pohonných hmot; vyřizuje požadavky zaměstnanců a uvolněných členů zastupitelstva na využití těchto vozidel;
-
vede evidenci mobilních telefonů;
-
vede evidenci Sbírek zákonů a Sbírek mezinárodních smluv, Věstníků Moravskoslezského kraje;
-
vede evidenci jídelních kuponů vydaných zaměstnancům a uvolněným členům zastupitelstva;
-
provádí likvidaci účetních dokladů z věcného a číselného hlediska za oddíl, paragraf dle rozpočtové skladby ve smyslu vnitřní směrnice o oběhu účetních dokladů;
-
organizuje práci praktikantů ze škol a úřadu práce;
-
provádí zápis do registru oznámení dle §14a zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů, ve znění pozdějších předpisů;
-
zpracovává administrativně agendu výběrových řízení na volná pracovní místa;
-
interně shromažďuje všechny údaje související s plněním povinností povinných subjektů dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, je centrálním evidenčním místem všech písemných a ústních žádostí;
-
zajišťuje spisovou službu tajemnice;
-
Spolupracuje s osadními výbory a zajišťuje řádné čerpání a vyúčtování finančních prostředků čerpaných osadními výbory v souladu s platnými vnitřními předpisy.
úsek personální a právní
-
zajišťuje oblast zdravotní péče o zaměstnance zařazené do městského úřadu;
-
provádí veškeré administrativní práce spojené s přijímáním a zařazováním nových zaměstnanců, vyhotovuje pracovní smlouvy, provádí jejich změny, zabezpečuje práce spojené s ukončením pracovního poměru, podává informace odborové organizaci v rozsahu stanoveném právními předpisy;
-
vede osobní spisy zaměstnanců, provádí jejich aktualizaci a doplnění, zajišťuje archivaci;
-
vede evidenci zaměstnanců se změněnou pracovní schopností, poživatelů starobních a invalidních důchodů, zabezpečuje zákonná opatření ve vztahu k těmto zaměstnancům;
-
zodpovídá za bezpečnost a ochranu zdraví při práci zaměstnanců města v objektech městského úřadu, za oblast PO, zajišťuje pravidelné proškolování zaměstnanců;
-
zodpovídá za technický stav vozového parku, zajišťuje proškolování řidičů referentů;
-
sestavuje rozpočet odboru vnitřní správy a disponuje s rozpočtovými prostředky své organizační jednotky;
-
zajišťuje vybavení interiéru městského úřadu;
-
zajišťuje externí právní služby včetně zastupování Města Vítkova v soudních řízeních;
-
vystavuje platové výměry dle zařazení v katalogu prací a příslušných mzdových zákonů a předpisů;
-
zajišťuje úklid budov městského úřadu na NJZ 4 a 7, v knihovně, spisovnách, úklid a ošetření přiléhajících ploch k budovám NJZ 4 a 7 včetně úklidu sněhu před těmito budovami;
-
zajišťuje správu objektů, běžnou údržbu a drobné opravy na NJZ 4 a 7 a na chatě MěÚ;
-
zajišťuje přípravu, údržbu a úklid volebních místností v místních částech;
-
metodicky řídí a zajišťuje kontrolu bezpečnosti informačního systému prostřednictvím bezpečnostního správce.
úsek podatelny
-
je oprávněn za všechny správní úřady v rámci Městského úřadu Vítkov a za město Vítkov přejímat a odesílat dokumenty prostřednictvím veřejného přepravce a poštovního doručovatele, je-li tato služba zřízena;
-
plní funkci výpravny;
-
podává potřebné informace týkající se úřadu;
-
vede evidenci výdejů a vracení bloků stvrzenek a zajišťuje jejich nákup;
-
vede evidenci tiskopisů, sklad tiskopisů, zajišťuje materiálně technické zásobování;
-
přijímá a odesílá elektronicky datové zprávy opatřené zaručenými elektronickými podpisy;
-
plní funkci elektronické podatelny, při elektronických odpovědích vybavuje dokument elektronickým podpisem;
-
přijímá, eviduje datové zprávy prostřednictvím datové schránky města a předává je příslušným odborům; odesílá dokumenty připravené k vypravení prostřednictvím datové schránky města.
úsek řízení bezpečnosti
-
spoluzodpovídá za bezpečnost práce a ochranu zdraví při práci, tvorbu všech příslušných vnitřních předpisů, včetně kontrol jejich dodržování;
-
zajišťuje vytváření vnitřních bezpečnostních předpisů a řídicích aktů;
-
vede evidenci pracovních úrazů a drobných poranění;
-
vede evidenci osobních ochranných pracovních prostředků zaměstnanců OVS MěÚ;
-
vede dokumentaci o zřízení JSDH a metodicky dohlíží na její činnost;
-
řídí činnost technika požární ochrany;
-
vede evidenci klíčů od dveří kanceláří a technických prostor MěÚ;
-
plní funkci podatelny pro dokumenty s utajovanými informacemi;
-
zajišťuje technickou, personální a objektovou bezpečnost;
-
zajišťuje naplnění příslušné části informačního systému ARGIS daty a vytváří dokumentaci HOPKS;
-
zabezpečuje funkčnost a rozvoj varovného a informačního systému města (rozhlasu);
-
zabezpečuje funkčnost a rozvoj vnitřního monitorovacího kamerového systému a výstupy z něj vyhodnocuje;
-
zabezpečuje krizovou připravenost města a správního území ORP;
-
zabezpečuje chod krizových orgánů města a ORP;
-
zajišťuje plnění úkolů pro oblast plánování obrany státu;
-
zabezpečuje chod povodňových orgánů města a ORP;
-
metodicky řídí řešení povodňové problematiky města a obcí ve správním území ORP;
-
vede evidenci ohlášení provádění ohňostrojů a informaci předává městské policii.
úsek správy informačních systémů
-
správa informačních systémů Města Vítkova a ISVS, včetně softwarového rozvoje informačních systémů
- zpracovává návrhy na pořízení jednotného a navzájem kompatibilního programového vybavení
-
zajišťuje smluvní vztahy s dodavateli programového vybavení;
-
zajišťuje funkčnost počítačové sítě v budovách městského úřadu a připojování uživatelů do této sítě, provádí správu, optimalizaci a konfiguraci systémů centrálních počítačů a jejich hardwarových prostředků, zálohování a obnovu dat na těchto systémech, správu uživatelských účtů, konfiguraci PC pro připojení do sítě Internet, správu elektronické pošty, e-podatelny, datové schránky města a Czech POINTu;
-
vede evidence softwaru, zajišťuje jeho kontrolu a inventarizaci;
-
podílí se na tvorbě rozpočtu svého odboru a své kapitoly;
-
zajišťuje zaměstnancům úřadu podmínky pro ochranu proti počítačovým virům, proti průniku do sítě zvenčí a podmínky pro zálohování dat;
-
zajišťuje splnění zákonných povinností kladených na informační systémy dané právními předpisy zejména zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, ve znění pozdějších předpisů, vyhláškami č. 528/2006 Sb. a č. 529/2006 Sb.;
-
realizuje bezpečnostní strategii MěÚ, týkající se IS, vytvořenou ve spolupráci s bezpečnostním správcem IS;
-
vytváří organizační a technické směrnice IS a zajišťuje jejich dodržování.
- zajišťování funkčnosti a rozvoje hardware informačních systémů Města Vítkova a ISVS včetně identifikace a odstraňování poruch hardware
-
zabezpečuje v rámci stanovených finančních prostředků obnovu a technický rozvoj administrativních prací včetně výpočetní techniky a zlepšování úrovně pracovního prostředí;
-
zpracovává návrhy na pořízení jednotného a navzájem kompatibilního technického HW;
-
zajišťuje smluvní vztahy s dodavateli HW IS;
-
provádí instalaci nové výpočetní techniky a příslušenství;
-
provádí servis a opravy výpočetní techniky včetně příslušenství pro městský úřad;
-
vede evidence hardwaru, zajišťuje jeho kontrolu a inventarizaci;
-
podílí se na tvorbě rozpočtu svého odboru a své kapitoly;
-
zabezpečuje organizačně technické práce související s konáním schůzí RM, zasedání ZM (ozvučení, promítání, nahrávání).
-
zajišťuje zveřejňování smluv v registru smluv.
3. rozvoj a údržba GIS
-
zajišťuje údržbu geografického informačního systému;
-
na základě požadavků uživatelů zajišťuje ve spolupráci s dodavateli rozvoj geografického informačního systému.
Úsek spisové služby a spisovny
-
zpracovává a aktualizuje spisový řád;
-
ukládá dokumenty do spisovny a provádí jejich vyhledávání;
-
zodpovídá za dokumenty uložené ve spisovně;
-
zajišťuje vyřazení dokumentů (skartace nebo uložení do státního zemského archivu);
-
vede evidenci styku se spisovnou;
-
zabezpečuje všestrannou péči o archiválie;
-
zabezpečuje metodickou a kontrolní činnost v oblasti spisové služby pro městský úřad;
-
koordinuje a metodicky vede oblast E-governmentu a činnosti vyplývající ze zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů;
-
anonymizuje usnesení zastupitelstva města před jejich zveřejněním.
4. Vztah k příspěvkovým organizacím a městské policii
úsek sekretariátu tajemnice a úsek mzdový
-
zajišťuje platovou agendu městské policie.
úsek personální
-
vede personální agendu městské policie;
-
zajišťuje úklid a vybavení všech prostor městské policie.
úsek podatelny
1. zajišťuje městskou policii kancelářským materiálem.
úsek řízení bezpečnosti
-
usměrňuje jejich činnost z hlediska úkolů obrany, krizového řízení, hospodářských opatření pro krizové stavy, ochrany utajovaných informací a povodní.
úsek správy informačního systému
-
pro městskou policii provádí instalaci výpočetní techniky včetně příslušenství;
-
pro městskou policii provádí servis a opravy výpočetní techniky včetně příslušenství;
-
zajišťuje sběr dat od příspěvkových organizací do Informačního systému o platech.
5. Vztah k jiným právnickým osobám
není vymezen
6. Vztah k výborům zastupitelstva města, komisím rady města a zvláštním orgánům
Zabezpečuje výplatu odměn jednotlivým členům výborů a komisí.
Zabezpečuje organizačně technické práce související s činností:
-
kontrolního výboru;
-
bezpečností rady;
-
povodňové komise.
Zasílá zprávy z rady města a zastupitelstva osadním výborům místních částí.
7. V oblasti přenesené působnosti zabezpečuje činnost příslušející městskému úřadu a působnost, která je zákonem svěřena pověřeným obecním úřadům a obecním úřadům obcí s rozšířenou působností
úsek sekretariátu starosty
-
vykonává státní správu vyplývající z práva volebního a shromažďovacího;
-
zabezpečuje úkoly spojené s přípravou, průběhem a provedením místního referenda.
úsek řízení bezpečnosti
-
zabezpečuje plnění povinností vyplývající ze zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon), ve znění pozdějších předpisů;
-
zabezpečuje plnění povinností vyplývajících ze zákona č. 239/2000 Sb., o integrovaném záchranném systému a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů;
-
zabezpečuje plnění povinností vyplývajících ze zákona č. 222/1999 Sb., o zajišťování obrany České republiky, ve znění pozdějších předpisů;
-
zabezpečuje plnění povinností vyplývajících ze zákona č. 241/2000 Sb., o hospodářských opatřeních pro krizové stavy, ve znění pozdějších předpisů;
-
zabezpečuje plnění úkolů a opatření hospodářské mobilizace a civilní ochrany dle příslušných právních předpisů;
-
zabezpečuje plnění povinností vyplývajících ze zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů;
-
zabezpečuje plnění povinností vyplývajících z příslušných ustanovení, vztahujících se k problematice povodní, zákona č. 254/2001 Sb., o vodách a změně dalších zákonů (vodní zákon), ve znění pozdějších předpisů;
-
podílí se na vydávání koordinovaného stanoviska dle vnitřní směrnice.
8. Přestupky, které odbor projednává v I. stupni
úsek řízení bezpečnosti
-
projednává přestupky dle § 34 zák. č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon), ve znění pozdějších předpisů.
-
projednává přestupky dle § 64,§ 65 a § 67 zák. č. 222/1999 Sb., o zajišťování obrany České republiky, ve znění pozdějších předpisů
-
projednává přestupky dle §26 zák. č. 241/2000 Sb. o hospodářských opatřeních.
úsek personální a právní
- projednává přestupky dle § 14 a § 14a zákona č. 84/1990 Sb., o právu shromažďovacím, ve znění pozdějších předpisů;
další přestupky v působnosti odboru.
Vztah k rozpočtu města
Zabezpečuje nakládání s prostředky svěřenými rozpisem rozpočtu ORJ č. 5 a 51.
Právní předpisy města v působnosti odboru v oblasti:
Nařízení města: není vymezeno
Obecně závazné vyhlášky:
Stanovení podmínek k zabezpečení požární ochrany při akcích, kterých se zúčastňuje větší počet osob.
Požární řád města Vítkova.
Osoby
Jméno | Funkce | Telefon |
---|---|---|
Skalická Marcela, Bc. | vedoucí odboru | +420 556 312 205 |
Ambrož Jan, Mgr. | informatik | +420 556 312 208 |
Cihlářová Lenka, Bc. | podatelna | +420 556 312 200 |
Drkal Tomáš | Informatik | +420 556 312 217 |
Dubová Marcela, Mgr. | mzdy | +420 556 312 204 |
Formánková Zdeňka | sekretariát starosty | +420 556 312 206 |
Hrtoňová Magda, DiS. | metodik spisové služby | +420 556 312 214 |
Hruboň Bohumil | řidič, údržbář | +420 556 312 293 |
Pazderová Adéla, Ing. | krizové řízení, CO, bezpečnostní správce | +420 556 312 207 |
Staňková Petra | sekretariát tajemnice | +420 556 312 209 |
Vašková Šárka, Ing. | sekretariát tajemnice | +420 556 312 218 |