Odbor vnitřní správy

1. Postavení a základní úloha odboru

Je odborem městského úřadu pro zabezpečení činnosti sekretariátu starosty a místostarosty, sekretariátu tajemnice, pro organizační zajištění činnosti zastupitelstva města, rady města a městského úřadu. Zajišťuje činnosti úseku informací pro občany, vedení personální a platové agendy zaměstnanců města, včetně zaměstnanců zařazených do Městské policie. Zajišťuje všestrannou péči o dokumenty a jejich zpracování, zabezpečuje metodickou a kontrolní činnost v oblasti spisové služby pro městský úřad. Zajišťuje plnění úkolů v oblasti požární ochrany na úrovni města a BOZP pro zaměstnance MěÚ. Další náplní odboru je zajišťování výkonu státní správy při stanovení povinností územních samosprávných celků, fyzických a právnických osob k zajišťování obrany České republiky a zajištění odpovědnosti za porušení těchto povinností. Odbor také zajišťuje přípravu hospodářských opatření pro krizové stavy a jejich přijetí po vyhlášení těchto stavů, včetně přípravy na jejich řešení a řešení krizových situací, které ohrožují životy, zdraví, majetkové hodnoty nebo životní prostředí ve městě a na území obce s rozšířenou působností. Zajišťuje ochranu utajovaných informací. Zajišťuje rovněž zavádění a správu informačních a komunikačních technologií na městském úřadě, technickou správu majetku městského úřadu, tj. údržba, opravy, služby související s  provozem a užíváním majetku městského úřadu, dodávky energií, dodávky periodik (odborné časopisy, denní tisk, odborná literatura, zákony aj.). Je odborem městského úřadu pro zabezpečení státní správy vyplývající z práva volebního, práva shromažďovacího a ze zákona o místním referendu. Spolupracuje s osadními výbory a zajišťuje řádné čerpání a vyúčtování finančních prostředků čerpaných osadními výbory v souladu s platnými vnitřními předpisy.

Zajišťuje externí právní služby pro MěÚ.

Na základě zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů, zajišťuje za Město Vítkov zveřejňování smluv v registru smluv.

Zabezpečuje administrativní úkony spojené se zápisem do registru oznámení dle § 14a  zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů, ve znění pozdější předpisů.

2. Členění odboru

Odbor vnitřní správy se člení na úseky:

• úsek sekretariátu starosty
• úsek sekretariátu tajemnice a úsek mzdový
• úsek personální a právní
• úsek podatelny
• úsek řízení bezpečnosti
• úsek správy informačního systému
• úsek spisové služby a spisovny

3. Úkoly v samostatné působnosti, které jsou mu trvale svěřeny

úsek sekretariátu starosty

1. plní všechny úkoly sekretariátu starosty a místostarosty související s výkonem funkce starosty a místostarosty, vede spisovou službu starosty a místostarosty;

2. organizuje přijetí u starosty a místostarosty, zajišťuje přijetí všech návštěv starosty a místostarosty;

3. organizuje a zajišťuje pracovní a společenské akce na městském úřadě případně i mimo úřad;

4. zabezpečuje zasedání zastupitelstva města a rady města po organizačně technické stránce, pořizuje zápis z jednání zastupitelstva města a rady města, zajišťuje vyhotovení usnesení a jeho rozeslání v souladu s jednacími řády;

5. vede evidenci usnesení zastupitelstva města a rady města;

6. koordinuje vyřízení dotazů, připomínek a námětů členů zastupitelstva města;

7. vede evidenci členů zastupitelstva města, vystavuje průkazy členů zastupitelstva města;

8. zpracovává podle pokynů návrhy na složení orgánů zastupitelstva města a rady města;

9. soustřeďuje zastupitelstvu města a radě města návrhy na jmenování a odvolání předsedů a členů výborů a komisí;

10. vede centrální evidenci dokumentů určených a předaných zastupitelstvu města a radě města;

11. organizuje a zajišťuje zahraniční pracovní cesty členů rady města a zastupitelstva města;

12.  zodpovídá za vyřízení cizojazyčné korespondence;

13. zajišťuje překladatelské a tlumočnické služby;

14. vede evidenci objednávek MěÚ;

15. organizuje a zajišťuje průběh voleb ve volebním obvodu Vítkova a Vítkova jako obce s rozšířenou působností;

16. pořizuje zápisy z jednání kontrolního výboru;

17. vydává služební průkazy zaměstnanců města;

18. vede evidenci smluv města;

19. zajišťuje objednávky úředních razítek městského úřadu dle požadavků, vede jejich evidenci a při ztrátě razítka provádí příslušná opatření;

20. vede evidenci trezorů městského úřadu;

21. zajišťuje úkoly vyplývající z veřejných sbírek, petic a oznámení o shromažďování;

22. vede evidenci odpadů na MěÚ a zpracovává hlášení;

23. vede evidenci generálních plných mocí.

úsek sekretariátu tajemnice a úsek mzdový

1. vede evidenci právních předpisů města a vnitřních předpisů;

2. zajišťuje dle §2 zákona č. 35/2021 Sb. o Sbírce právních předpisů územních samosprávných celků a některých správních úřadů zveřejnění právních předpisů ve Sbírce právních předpisů;

3. Zajišťuje dle §3, odst. 2 zákona č. 35/2021 Sb., o Sbírce právních předpisů územních samostatných celků a některých správních úřadů zveřejnění oznámení o vyhlášení právního předpisu ve Sbírce právních předpisů na úřední desce;

4. vede evidenci všech periodik a odborných publikací, které jsou na MěÚ předplaceny;

5. plní úkoly sekretariátu tajemnice městského úřadu, organizuje pracovní program, přijímání návštěv, přípravu pracovních porad a setkání apod.;

6. podle pokynů tajemnice zajišťuje kontrolní činnost v oblasti pokynů, příkazů a směrnic k zabezpečení chodu městského úřadu;

7. vede evidenci vzdělávání úředníků, zpracovává plány vzdělávání úředníků dle zákona o úřednících, navrhuje programy vzdělávacích akcí pro zaměstnance městského úřadu;

8. zajišťuje účast zaměstnanců na různých formách vzdělávání;

9. zajišťuje metodické řízení a konzultační činnost při sestavování individuálních plánů vzdělávání úředníků zařazených do městského úřadu a jejich zařazování do příslušných vzdělávacích programů;

10. zajišťuje ve spolupráci s ostatními odbory výběr zaměstnanců, kteří pro výkon své pracovní činnosti potřebují zvláštní odbornou způsobilost, organizuje jejich přihlášení a přípravu ke zkoušce, vede evidenci vydaných osvědčení;

11. organizuje a zabezpečuje zúčtování všech složek platů a odměn dle přehledu evidence pracovní doby zaměstnanců;

12. zabezpečuje realizaci jednotlivých srážek z platu v souladu s platnou právní úpravou a jejich převod na účty příslušných peněžních ústavů;

13. připravuje dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr;

14. vede evidenci vozidel a používaných MěÚ, výkazů spotřeb pohonných hmot; vyřizuje požadavky zaměstnanců a uvolněných členů zastupitelstva na využití těchto vozidel;

15. vede evidenci mobilních telefonů;

16. vede evidenci Sbírek zákonů a Sbírek mezinárodních smluv, Věstníků Moravskoslezského kraje;

17. vede evidenci jídelních kuponů vydaných zaměstnancům a uvolněným členům zastupitelstva;

18. provádí likvidaci účetních dokladů z věcného a číselného hlediska za oddíl, paragraf dle rozpočtové skladby ve smyslu vnitřní směrnice o oběhu účetních dokladů;

19. organizuje práci praktikantů ze škol a úřadu práce;

20. provádí zápis do registru oznámení dle §14a zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů, ve znění pozdějších předpisů;

21. zpracovává administrativně agendu výběrových řízení na volná pracovní místa;

22. interně shromažďuje všechny údaje související s plněním povinností povinných subjektů dle zákona č.  106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, je centrálním evidenčním místem všech písemných a ústních žádostí;

23. zajišťuje spisovou službu tajemnice;

24. Spolupracuje s osadními výbory a zajišťuje řádné čerpání a vyúčtování finančních prostředků čerpaných  osadními výbory v souladu s platnými vnitřními předpisy.

úsek personální a právní

1. zajišťuje oblast zdravotní péče o zaměstnance zařazené do městského úřadu;

2. provádí veškeré administrativní práce spojené s přijímáním a zařazováním nových zaměstnanců, vyhotovuje pracovní smlouvy, provádí jejich změny, zabezpečuje práce spojené s ukončením pracovního poměru, podává informace odborové organizaci v rozsahu stanoveném právními předpisy;

3. vede osobní spisy zaměstnanců, provádí jejich aktualizaci a doplnění, zajišťuje archivaci;

4. vede evidenci zaměstnanců se změněnou pracovní schopností, poživatelů starobních a invalidních důchodů, zabezpečuje zákonná opatření ve vztahu k těmto zaměstnancům;

5.  zodpovídá za bezpečnost a ochranu zdraví při práci zaměstnanců města v objektech městského úřadu, za oblast PO, zajišťuje pravidelné proškolování zaměstnanců;

6. zodpovídá za technický stav vozového parku, zajišťuje proškolování řidičů referentů;

7. sestavuje rozpočet odboru vnitřní správy a disponuje s rozpočtovými prostředky své organizační jednotky;

8. zajišťuje vybavení interiéru městského úřadu;

9. zajišťuje externí právní služby včetně zastupování Města Vítkova v soudních řízeních;

10. vystavuje platové výměry dle zařazení v katalogu prací a příslušných mzdových zákonů a předpisů;

11. zajišťuje úklid budov městského úřadu na NJZ 4 a 7, v knihovně, spisovnách, úklid a ošetření přiléhajících ploch k budovám NJZ 4 a 7 včetně úklidu sněhu před těmito budovami;

12. zajišťuje správu objektů, běžnou údržbu a drobné opravy na NJZ 4 a 7 a na chatě MěÚ;

13. zajišťuje přípravu, údržbu a úklid volebních místností v místních částech;

14. metodicky řídí a zajišťuje kontrolu bezpečnosti informačního systému prostřednictvím bezpečnostního správce.

úsek podatelny

1. je oprávněn za všechny správní úřady v rámci Městského úřadu Vítkov a za město Vítkov přejímat a odesílat dokumenty prostřednictvím veřejného přepravce a poštovního doručovatele, je-li tato služba zřízena;

2. plní funkci výpravny;

3. podává potřebné informace týkající se úřadu;

4. vede evidenci výdejů a vracení bloků stvrzenek a zajišťuje jejich nákup;

5. vede evidenci tiskopisů, sklad tiskopisů, zajišťuje materiálně technické zásobování;

6. přijímá a odesílá elektronicky datové zprávy opatřené zaručenými elektronickými podpisy;

7. plní funkci elektronické podatelny, při elektronických odpovědích vybavuje dokument elektronickým podpisem;

8. přijímá, eviduje datové zprávy prostřednictvím datové schránky města a předává je příslušným odborům; odesílá dokumenty připravené k vypravení prostřednictvím datové schránky města.

úsek řízení bezpečnosti

1. spoluzodpovídá za bezpečnost práce a ochranu zdraví při práci, tvorbu všech příslušných vnitřních předpisů, včetně kontrol jejich dodržování;

2. zajišťuje vytváření vnitřních bezpečnostních předpisů a řídicích aktů;

3. vede evidenci pracovních úrazů a drobných poranění;

4. vede evidenci osobních ochranných pracovních prostředků zaměstnanců OVS MěÚ;

5. vede dokumentaci o zřízení JSDH a metodicky dohlíží na její činnost;

6. řídí činnost technika požární ochrany;

7. vede evidenci klíčů od dveří kanceláří a technických prostor MěÚ;

8. plní funkci podatelny pro dokumenty s utajovanými informacemi;

9. zajišťuje technickou, personální a objektovou bezpečnost;

10. zajišťuje naplnění příslušné části informačního systému ARGIS daty a vytváří dokumentaci HOPKS;

11. zabezpečuje funkčnost a rozvoj varovného a informačního systému města (rozhlasu);

12. zabezpečuje funkčnost a rozvoj vnitřního monitorovacího kamerového systému a výstupy z něj vyhodnocuje;

13. zabezpečuje krizovou připravenost města a správního území ORP;

14. zabezpečuje chod krizových orgánů města a ORP;

15. zajišťuje plnění úkolů pro oblast plánování obrany státu;

16. zabezpečuje chod povodňových orgánů města a ORP;

17. metodicky řídí řešení povodňové problematiky města a obcí ve správním území ORP;

18. vede evidenci ohlášení provádění ohňostrojů a informaci předává městské policii.

úsek správy informačních systémů

1. správa informačních systémů Města Vítkova a ISVS, včetně softwarového rozvoje informačních systémů

• zpracovává návrhy na pořízení jednotného a navzájem kompatibilního programového vybavení
• zajišťuje smluvní vztahy s dodavateli programového vybavení;
• zajišťuje funkčnost počítačové sítě v budovách městského úřadu a připojování uživatelů do této sítě, provádí správu, optimalizaci a konfiguraci systémů centrálních počítačů a jejich hardwarových prostředků, zálohování a obnovu dat na těchto systémech, správu uživatelských účtů, konfiguraci PC pro připojení do sítě Internet, správu elektronické pošty, e-podatelny, datové schránky města a Czech POINTu;
• vede evidence softwaru, zajišťuje jeho kontrolu a inventarizaci;
• podílí se na tvorbě rozpočtu svého odboru a své kapitoly;
• zajišťuje zaměstnancům úřadu podmínky pro ochranu proti počítačovým virům, proti průniku do sítě zvenčí a podmínky pro zálohování dat;
• zajišťuje splnění zákonných povinností kladených na informační systémy dané právními předpisy zejména zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, ve znění pozdějších předpisů, vyhláškami č. 528/2006 Sb. a č. 529/2006 Sb.;
• realizuje bezpečnostní strategii MěÚ, týkající se IS, vytvořenou ve spolupráci s bezpečnostním správcem IS;
• vytváří organizační a technické směrnice IS a zajišťuje jejich dodržování.

2. zajišťování funkčnosti a rozvoje hardware informačních systémů Města Vítkova a ISVS včetně   identifikace a odstraňování poruch hardware

• zabezpečuje v rámci stanovených finančních prostředků obnovu a technický rozvoj administrativních prací včetně výpočetní techniky a zlepšování úrovně pracovního prostředí;
• zpracovává návrhy na pořízení jednotného a navzájem kompatibilního technického HW;
• zajišťuje smluvní vztahy s dodavateli HW IS;
• provádí instalaci nové výpočetní techniky a příslušenství;
• provádí servis a opravy výpočetní techniky včetně příslušenství pro městský úřad;
• vede evidence hardwaru, zajišťuje jeho kontrolu a inventarizaci;
• podílí se na tvorbě rozpočtu svého odboru a své kapitoly;
• zabezpečuje organizačně technické práce související s konáním schůzí RM, zasedání ZM (ozvučení, promítání, nahrávání).
• zajišťuje zveřejňování smluv v registru smluv.

3.   rozvoj a údržba GIS

• zajišťuje údržbu  geografického informačního systému;
• na základě požadavků uživatelů zajišťuje ve spolupráci s dodavateli rozvoj geografického informačního  systému.

Úsek spisové služby a  spisovny

1. zpracovává a aktualizuje spisový řád;

2. ukládá dokumenty do spisovny a provádí jejich vyhledávání;

3. zodpovídá za dokumenty uložené ve spisovně;

4. zajišťuje vyřazení dokumentů (skartace nebo uložení do státního zemského archivu);

5. vede evidenci styku se spisovnou;

6. zabezpečuje všestrannou péči o archiválie;

7. zabezpečuje metodickou a kontrolní činnost v oblasti spisové služby pro městský úřad;

8. koordinuje a metodicky vede oblast E-governmentu a činnosti vyplývající ze zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů;

9. anonymizuje usnesení zastupitelstva města před jejich zveřejněním.

4. Vztah k příspěvkovým organizacím a městské policii

úsek sekretariátu tajemnice a úsek mzdový

1. zajišťuje platovou agendu městské policie.

úsek personální

1. vede personální agendu městské policie;

2. zajišťuje úklid a vybavení všech prostor městské policie.

úsek podatelny

1.     zajišťuje městskou policii kancelářským materiálem.

úsek řízení bezpečnosti

1. usměrňuje jejich činnost z hlediska úkolů obrany, krizového řízení, hospodářských opatření pro krizové stavy, ochrany utajovaných informací a povodní.

úsek správy informačního systému

1. pro městskou policii provádí instalaci výpočetní techniky včetně příslušenství;

2. pro městskou policii provádí servis a opravy výpočetní techniky včetně příslušenství;

3. zajišťuje sběr dat od příspěvkových organizací do Informačního systému o platech.

5. Vztah k jiným právnickým osobám

není vymezen

6. Vztah k výborům zastupitelstva města, komisím rady města a zvláštním orgánům

Zabezpečuje výplatu odměn jednotlivým členům výborů a komisí.

Zabezpečuje organizačně technické práce související s činností:

• kontrolního výboru;
• bezpečností rady;
• povodňové komise.

Zasílá zprávy z rady města a zastupitelstva osadním výborům místních částí.

7. V oblasti přenesené působnosti zabezpečuje činnost příslušející městskému úřadu a působnost, která je zákonem svěřena pověřeným obecním úřadům a obecním úřadům obcí s rozšířenou působností

úsek sekretariátu starosty

1. vykonává státní správu vyplývající z práva volebního a shromažďovacího;

2. zabezpečuje úkoly spojené s přípravou, průběhem a provedením místního referenda.

úsek řízení bezpečnosti

1. zabezpečuje plnění povinností vyplývající ze zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon), ve znění pozdějších předpisů;

2. zabezpečuje plnění povinností vyplývajících ze zákona č. 239/2000 Sb., o integrovaném záchranném systému a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů;

3. zabezpečuje plnění povinností vyplývajících ze zákona č. 222/1999 Sb., o zajišťování obrany České republiky, ve znění pozdějších předpisů;

4. zabezpečuje plnění povinností vyplývajících ze zákona č. 241/2000 Sb., o hospodářských opatřeních pro krizové stavy, ve znění pozdějších předpisů;

5. zabezpečuje plnění úkolů a opatření hospodářské mobilizace a civilní ochrany dle příslušných právních předpisů;

6. zabezpečuje plnění povinností vyplývajících ze zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů;

7. zabezpečuje plnění povinností vyplývajících z příslušných ustanovení, vztahujících se k problematice povodní, zákona č. 254/2001 Sb., o vodách a změně dalších zákonů (vodní zákon), ve znění pozdějších předpisů;

8. podílí se na vydávání koordinovaného stanoviska dle vnitřní směrnice.

8. Přestupky, které odbor projednává v I. stupni

úsek řízení bezpečnosti

1. projednává přestupky dle § 34 zák. č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon), ve znění pozdějších předpisů.

2. projednává přestupky dle § 64,§ 65 a § 67 zák. č. 222/1999 Sb., o zajišťování obrany České republiky, ve znění pozdějších předpisů

2. projednává přestupky dle §26 zák. č. 241/2000 Sb. o hospodářských  opatřeních.

úsek personální a právní

1. projednává přestupky dle § 14 a § 14a  zákona č. 84/1990 Sb., o právu shromažďovacím, ve znění pozdějších předpisů;

další přestupky v působnosti odboru.

Vztah k rozpočtu města

Zabezpečuje nakládání s prostředky svěřenými rozpisem rozpočtu ORJ č. 5 a 51.

Právní předpisy města v působnosti odboru v oblasti:

Nařízení města: není vymezeno

Obecně závazné vyhlášky:

• Stanovení podmínek k zabezpečení požární ochrany při akcích, kterých se zúčastňuje větší počet osob.
• Požární řád města Vítkova.